Arcispedale S. Anna 
Direzione Generale 
Segreteria Generale 

 

ATTUAZIONE DELLE DISPOSIZIONI IN MATERIA DI CERTIFICATI 
E DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE

PREMESSA

Secondo quanto precisato con la Direttiva Ministeriale del 22.12.2011 n. 14, dal 1 gennaio 2012 sono entrate in vigore le modifiche, introdotte dall’art. 15, comma 1, della legge 12 novembre 2011 n. 183 recante “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge di Stabilità 2012)”, alla disciplina dei certificati e delle dichiarazioni sostitutive contenute nel “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” di cui al DPR  28 dicembre 2000 n. 445. 

Le nuove norme hanno come obiettivo la completa “de-certificazione” del rapporto tra la Pubblica Amministrazione e i cittadini, prevedendo l’eliminazione della produzione di certificati da parte dei cittadini alle amministrazioni pubbliche e sancendo l’obbligo per quest’ultime di acquisire le informazioni, i dati e i documenti direttamente presso le altre amministrazioni che li possiedono oppure di accettare dai soggetti privati soltanto le dichiarazioni sostitutive.

Le principali novità:

1) Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati  (Art. 40 D.P.R. 445/2000). Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 (dichiarazioni sostitutive di certificazioni) e 47 (dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà)” 
Ciò significa che le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono più richiedere e accettare certificati o atti di notorietà, integrando tali comportamenti una violazione dei doveri d’ufficio, ai sensi dell’art. 74 DPR 445/2000, così come modificato dall’art. 15 della L. 183/2011.

2) I certificati devono riportare, a pena di nullità, la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di un pubblico servizio”.
Il rilascio di certificati privi di tale dicitura costituisce violazione dei doveri d’ufficio a carico del responsabile, per espressa previsione della lettera c-bis, comma 2, art. 74 DPR 445/2000, introdotta dal citato art. 15 della L. 183/2011.

3) Le amministrazioni pubbliche possono acquisire senza oneri e con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza, le informazioni necessarie per effettuare i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive e per l’acquisizione d’ufficio, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti (art. 43 DPR 445/2000).
Per lo scambio di dati per via telematica le amministrazioni dovranno operare secondo quanto previsto dall’art. 58, comma 2 del D.lgs n. 82 del 2005 (sulla base delle linee guida redatte da DigitPA), attraverso apposite convenzioni aperte all’adesione di tutte le amministrazioni interessate e volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico. 
Nelle more della predisposizione e della sottoscrizione delle suddette convenzioni, le amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica devono comunque rispondere alle richieste di informazioni ai sensi del citato art. 43 DPR 445/2000.

4) Le amministrazioni sono tenute a individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti; tale adempimento risulta indispensabile anche per consentire idonei controlli, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e delle dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà, in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi sulla veridicità di tali dichiarazioni, così come dispone l’art. 71 DPR 445/2000.

5) Ai sensi dell’art. 72 DPR 445/2000, come modificato dall’art. 15 della L. 183/2011, le amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio responsabile sopra richiamato, devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito informatico, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli di cui all’art. 71, nonché le modalità per la loro esecuzione.

6) La mancata risposta alle richieste di controllo entro 30 giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione.

DEFINIZIONI

CERTIFICATO: è il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici  o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE: è il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione del certificato. Per la sua validità non è richiesta l’autenticazione della firma. Con tale dichiarazione l’interessato può sostituire a tutti gli effetti una certificazione amministrativa relativa a fatti, stati e qualità risultanti da registri custoditi dalla pubblica amministrazione. L’elenco dei dati autocertificabili è contenuto nell’art. 46 D.P.R. n. 445/2000.

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETÀ: è il documento, sottoscritto dall’interessato secondo le modalità di cui all’art. 38 DPR 445/2000, concernente stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza di questi e che non risultino compresi tra quelli per cui è possibile il ricorso alla dichiarazione sostitutiva di certificazione.
Tale dichiarazione sostitutiva è sottoscritta dall’interessato in presenza del dipendente addetto, oppure è sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.
L’utilizzo di detto documento, di cui all’art. 47 DPR 445/2000, prevede i seguenti limiti:
-	deve trattarsi di una dichiarazione di conoscenza relativa ad un fatto accaduto o comunque esistente;
-	la conoscenza del fatto deve essere diretta e personale del dichiarante, anche se non relativa alla sua persona;
-	non può essere relativa ad una dichiarazione di giudizio;
-	non può essere relativa ad una dichiarazione di impegno o di volontà di carattere negoziale intercorrente tra privati ovvero inerente a rapporti privatistici.

AMMINISTRAZIONE CERTIFICANTE: è l’amministrazione che detiene nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi dell’art. 43 e 71 DPR 445/2000.

AMMINISTRAZIONE PROCEDENTE: è l’amministrazione che riceve le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà e che provvede agli accertamenti d’ufficio di cui all’art. 43 DPR 445/2000.

BANCHE DATI: sono delle raccolte di dati collocate su apposita piattaforma informatica e accessibili on line.

L’ATTIVITA’ DI CERTIFICAZIONE

Nozione di certificato

Secondo la nozione indicata dal D.P.R. n. 445/2000, certificato è il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici  o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
Il certificato rappresenta, quindi, il documento amministrativo nel quale viene incorporata la certificazione; esso svolge la funzione di esternare a terzi delle informazioni conosciute dall’amministrazione.
A tale proposito le certificazioni amministrative – che sono ricondotte tra le dichiarazioni di conoscenza, con funzione prevalentemente partecipativa – si possono distinguere in due categorie: le certificazioni proprie e le certificazioni improprie. Le prime contengono l’attestazione di operazioni o di fatti, ritenuti l’unica rappresentazione possibile della realtà e, quindi, costituiscono verità legali che fanno piena prova fino a querela di falso. Sono costituite o dalla riproduzione mediante trascrizione di un preesistente atto di certezza pubblica risultante da pubblici registri, o dalla creazione ex novo di certezza pubblica mediante redazione per iscritto di circostanze oggettive, percepite in via immediata e diretta dal certificante.
Le certificazioni improprie, invece, producono certezze informative o notiziali non vincolanti; contengono un giudizio conclusivo inerente a una determinata situazione che ammette prova contraria e la cui effettiva accettazione da parte dei consociati dipende dall’autorevolezza professionale o funzionale del certificante.

NATURA DELLE CERTIFICAZIONI IN AMBITO SANITARIO

Sulla base della definizione di certificato sopra riportata e, alla luce dei principi di efficienza, efficacia ed economicità dell’azione amministrativa, in ambito sanitario vi possono essere: 

-	certificati che hanno natura e contenuto di certificazioni improprie.
Le certificazioni improprie sono quelle emesse da uffici che non hanno un obbligo di certificazione, ma una facoltà. Non costituiscono certezza legale e sono l’esercizio di una potestà secondo un criterio negativo (certificazione non emessa se al rilascio si oppone un interesse pubblico), e un criterio positivo (il rilascio risponde ad un interesse pubblico oppure questo è neutro rispetto al rilascio). I principi di efficienza, efficacia ed economicità dell’attività amministrativa ed il principio di non aggravamento del procedimento (ai sensi degli artt. 1 e 2 della legge 241/1990) possono rappresentare un limite negativo alle certificazioni improprie. Ciò significa che in talune ipotesi, al fine di garantire i suddetti principi, è consigliabile che l’amministrazione rilasci un documento con il nomen iuris di DICHIARAZIONE / ATTESTAZIONE (es. attestazione di frequenza corsi/eventi formativi; attestazione di ricovero; attestazione di erogazione prestazione; attestazione di servizio).
Su tale documento non va apposta la dicitura di cui all’art. 40, 2 comma, D.P.R. 445/2000.

-	Certificati che hanno natura e contenuto di certificazioni proprie (art. 46 DPR 445/2000).
Tali certificati devono riportare, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di un pubblico servizio”.
Essi sono validi e utilizzabili solo nei rapporti tra privati  (Art. 40 D.P.R. 445/2000).
Vanno rilasciati in bollo.

-	Certificati previsti da leggi speciali (ad es.: “Codice dei contratti pubblici“ e suoi Regolamenti di esecuzione e attuazione; “Casistica operatoria”).
Tali certificati vanno rilasciati con l’indicazione del riferimento normativo (ad es.: per la casistica operatoria, ai sensi dell’art. 8, comma 3, lett. c) DPR 484/1997), e non possono essere oggetto di autocertificazione.

A proposito del Codice dei contratti pubblici, rientrano invece nell’ambito della decertificazione e delle disposizioni in tema di obbligo di acquisizione diretta (ex art. 18 l. 241/1990) i certificati di cui all’art. 42, co.1, lett. a) del D.lgs n. 163/2006 – riferiti ai principali servizi/forniture prestati negli ultimi tre anni a favore di amministrazioni o enti pubblici. Pertanto, le amministrazioni (stazioni appaltanti) non sono più tenute ad emettere tali certificati, i quali possono essere oggetto di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (ex art. 47 DPR 445/2000), ovvero di acquisizione diretta, previa indicazione da parte del soggetto delle forniture e dei servizi prestati. 
Qualora tale certificato fosse comunque richiesto, l’amministrazione lo deve rilasciare con la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di un pubblico servizio” e con l’applicazione del bollo.

CERTIFICATI ESCLUSI DALL’APPLICAZIONE DELLE DISPOSIZIONI SULLA DECERTIFICAZIONE.	

Non possono essere sostituiti dall’“autocertificazione”, ai sensi dell’art. 49 D.P.R. n.445/2000, i seguenti documenti:

-	certificati medici, sanitari e veterinari;
-	certificati di origine e di conformità alle norme comunitarie;
-	brevetti e marchi.

Non possono altresì essere sostituiti dall’”autocertificazione” gli atti adottati in regime di esercizio del potere tecnico-discrezionale della P.A., ove i giudizi si fondono con le conoscenze specialistiche di cui debbono necessariamente essere in possesso i componenti l’organo valutatore.

COSA SI PUO’ ACCETTARE 	

Le pubbliche amministrazioni nei confronti di soggetti privati sono tenute ad accettare le dichiarazioni sostitutive (cosiddette “autocertificazioni”) di cui agli articoli 46 (dichiarazioni sostitutive di certificazioni) e 47 (dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà) del D.P.R. 445/2000, oppure ad acquisire d’ufficio dati e informazioni, previa indicazione da parte dell’interessato degli elementi indispensabili per il loro reperimento.

COSA NON SI DEVE RICHIEDERE E ACCETTARE 	

Le amministrazioni pubbliche (e i gestori di pubblici servizi) non possono richiedere e accettare certificati e atti di notorietà. Inoltre, non possono richiedere atti o certificati inerenti a stati, qualità personali e fatti, elencati nell’art. 46 D.P.R. 445/2000, che siano attestati in documenti già in loro possesso o che essi stessi siano tenuti a certificare. 
La richiesta e l’accettazione di certificati o atti di notorietà integra una violazione dei doveri d’ufficio, ai sensi dell’art. 74 DPR 445/2000.	

ACQUISIZIONE D’UFFICIO E CONTROLLI SULLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE	

La nuova formulazione dell’art. 43 DPR 445/2000, per assicurare la certezza giuridica dei fatti e dei dati, impone alle amministrazioni procedenti di operare attraverso l’acquisizione d’ufficio delle informazioni necessarie e gli idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive (artt. 71 e72 D.P.R. n. 445/200).
Le amministrazioni pubbliche, infatti, sono tenute ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 DPR 445/2000, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti.
A tal fine l’art. 43 già prevedeva per le amministrazioni procedenti la possibilità di accedere direttamente alle informazioni attinenti a stati, qualità personali e fatti presenti negli archivi delle amministrazioni certificanti. 
In tale contesto la Direttiva Ministeriale del 22.12.2011 n. 14 indica, quale strumento per implementare e agevolare l’acquisizione d’ufficio e il controllo sulle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 DPR 445/2000, la predisposizione, da parte delle amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica, delle convenzioni previste dall’art. 58 del D.Lgs n. 82/2005, sulla base delle linee guida redatte da DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali. Si tratta di convenzioni aperte all’adesione di tutte le amministrazioni interessate, volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico.
Al proposito si rileva che le Aziende Sanitarie di AVEC non risultano titolari di siffatte banche dati.
Si ritiene comunque necessaria la sottoscrizione delle convenzioni che verranno predisposte dalle altre amministrazioni pubbliche, per l’acquisizione d’ufficio delle informazioni e per rendere operativi i controlli sulle dichiarazioni sostitutive ricevute.

In caso di controlli richiesti dalle amministrazioni procedenti, la risposta deve avvenire entro il termine di giorni 30 dalla richiesta. Le Aziende Sanitarie, nel dare riscontro alle richieste di informazioni relative a stati, qualità personali e fatti di propria competenza, non sono obbligate a rilasciare il certificato, dato che le informazioni possono essere rilasciate con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro provenienza (es. posta elettronica, posta elettronica certificata, fax). Nel caso in cui venga comunque rilasciato il certificato, su di esso va apposta la seguente dicitura: “Rilasciato ai fini dell’acquisizione d’ufficio”.

UFFICIO RESPONSABILE	

Occorre distinguere tra amministrazione certificante e amministrazione procedente.
Con l’istituzione dell’Ufficio responsabile unico s’intende favorire il rapporto tra amministrazione certificante e amministrazioni procedenti, che sanno che devono rivolgersi all’Ufficio unico senza dover subire l’onere di andare ad individuare i responsabili delle diverse funzioni o compiti, non dovendo sopportare oneri organizzativi che possano comportare un aggravamento del procedimento o il mancato rispetto del termine di conclusione del procedimento.
Si ritiene, quindi, che si debba procedere all’istituzione di un Ufficio responsabile unico dal lato delle funzioni di certificazione. Viceversa, come amministrazione procedente, i compiti e le funzioni restano ripartiti secondo la disciplina di cui agli artt. 4 e 5 della l. 241/1990, rimanendo la responsabilità  del procedimento assegnata a ciascuna U.O.
Poiché si è ritenuta, in sede di analisi delle attività delle Aziende Sanitarie di AVEC, prevalente la funzione di amministrazione procedente, appare adeguato mantenere l’attuale assetto che vede la ripartizione di compiti e funzioni come sopra indicato.